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¿Cambiar de proveedor de facturación sin tener repercusiones en su negocio?

30 enero / Publicado por Factun

El nuevo año trae consigo nuevos objetivos y metas tanto personales como laborales. Nos cambia el chip de forma positiva y con ello nos damos cuenta de que en muchas ocasiones para lograr todo lo que nos proponemos debemos implementar mejoras en cómo hacemos las cosas. ¿Se lo ha cuestionado en estos días?

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Puede que si y que por la misma razón en esté momento esté buscando información sobre cómo hacer un cambio en el software de facturación electrónica de su negocio, sin tener complicaciones o afectaciones de por medio, por esta razón queremos guiarle en el proceso para que sus decisiones lo lleven al camino correcto y seguro.

Actualmente hay a disponibilidad de empresas y trabajadores independientes una cantidad innumerable de sistemas de facturación que llegaron a remplazar la herramienta gratuita del Ministerio de Hacienda, y aunque estos ofrecen gran variedad en cuanto a precios, cantidad de facturas, usuarios o facilidad de uso, no todos estos softwares tienen la capacidad de soporte óptimo para que sea un servicio que valga la pena pagar.

La situación por la que gran parte de los usuarios que buscan un cambio de proveedor después de haber concluido el primer periodo de implementación de la facturación electrónica obligatoria en el país, es porque inicialmente eligieron un sistema que sin profundizar podía cumplir las funciones base de la facturación, sin embargo al momento de que el proceso se convirtiera en algo más grande o con más necesidades, el soporte y agilidad pasaron a ser una piedra en el zapato, traduciéndolo así  a un atraso a las partes en el proceso; Pero tranquilo, dichosamente hay caminos seguros para hacer un buen cambio de sistema a tiempo y sin tener que sufrir perdida de datos u otra repercusión.

¿Qué debo tomar en cuenta para elegir un nuevo proveedor?

Antes de dar inicio al cambio de proveedor de facturación, es necesario que conozca las características principales con que debe contar este para asegurarse de que su inversión va a ser la correcta.

cómo elegir proveedores de facturación electrónica

  • Servicio al cliente de calidad: Asegúrese de que su proveedor le ofrezca atención personalizada, tiempo y seguimiento a cualquier situación que se presente en su sistema.
  • Tiempo de respuesta en solución y soporte: Para su seguridad de que en caso de que su sistema sufra un inconveniente, lo ideal es que su proveedor le dé un estimado de tiempo para atender su problema y darle soporte y solución en el menor lapso posible, ojalá incluyendo fines de semana.
  • Actualizaciones en cumplimiento de nuevas disposiciones tributarias y del usuario: Es de vital importancia que el software que decida utilizar para su facturación electrónica se mantenga en constante actualización y adaptación para mejorar el servicio según los requerimientos de tributación y en cada caso respectivo a las necesidades del usuario según la categoría de su negocio.
  • Agilidad, rapidez y sencillez para utilizar: Facturar es un proceso que sin excepción le va a costar unos minutos de tiempo, y cómo en ventas lo que no podemos hacer es desperdiciar nuestro tiempo ni atrasar a nuestros clientes, es primordial contar una aplicación que sea ágil, rápida y sencilla pero completa con todos los elementos y diseño que usted quiere y necesita para su negocio.
  • Cantidad de facturas: Lo ideal es elegir un proveedor que le ofrezca cantidad de facturas ilimitada.
  • Precio: Analice que el monto anual que vaya a pagar por esta herramienta realmente cubra todas las funciones que le comentamos anteriormente, además de la cantidad de usuarios que puede mantener activos y la cantidad de facturas que puede realizar por periodo en caso de que exista un límite establecido.

 Ya que se ha informado sobre los puntos clave que debe tomar en cuenta para elegir el proveedor más eficiente, el siguiente paso es elegir dicho proveedor, pero antes de hacerlo dese la tarea de consultar y conocer muy bien su sistema y sus beneficios. 

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Para que pueda finalizar este proceso de forma satisfactoria, le brindamos la siguiente guía con lo que va a necesitar para que, al momento de hacer el cambio, su historial de facturación no sufra ningún inconveniente.

  • Tener en cuenta el último consecutivo de cada documento generado en el sistema anterior. (Factura, tiquete, N/C, N/D)
  • Generar nuevamente el usuario y contraseña de los comprobantes electrónicos y la llave criptográfica con el pin.
  • Comuníquese con el antiguo proveedor y solicítele el historial de los XML generados desde su plataforma.

Si le queda alguna consulta sobre este proceso, nuestro  equipo está completamente a su disposición para guiarle a tomar la mejor decisión, solo escríbanos en el chat y con gusto le ayudaremos con todo el proceso.

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