La nota de crédito es un documento contable que es utilizado en las transacciones comerciales de ventas o prestación de servicios. Este documento lo realiza el emisor a favor del receptor, para modificar total o parcialmente el saldo de una Factura Electrónica previamente elaborada. Saber cómo elaborar las notas de crédito es imprescindible si eres contribuyente ante el Ministerio de Hacienda.

Tipos de notas de crédito:

• Las que se emiten para corregir errores en los montos de las facturas que generaste previamente.

• Para reducir la cantidad adeudada.

Las notas de crédito son el mecanismo para corregir errores en los montos de una Facturación Electrónica, ya que estas no se pueden anular ni modificar. También sirven para mantener el consecutivo y orden contable correcto. 

Otro dato importante a tener en cuenta es que las notas de crédito deben emitirse lo antes posible al querer corregir una Facturación Electrónica, a fin de evitar inconsistencias a nivel contable, al momento de generar los reportes mensuales y tus declaraciones ante el Ministerio de Hacienda.

Información que debe contener una nota de crédito para que sea admisible ante el Ministerio de Hacienda:

• Información detallada sobre el motivo de emisión (descripción del artículo o servicio, cantidad y monto total).

• Detalles de la transacción original (fecha, número de factura y nombre del cliente).

Cómo generar una nota de crédito desde el sistema del Ministerio de Hacienda:

Si utilizas el ATV del Ministerio de Hacienda para la emisión de Facturas Electrónicas, quizás te estés preguntando cómo generar una nota de crédito desde este sistema, solamente debes seguir los siguientes pasos:

• Accede al sistema de Facturación Electrónica del Ministerio de Hacienda (https://atv.hacienda.go.cr/ATV/login.aspx ) con tu usuario y contraseña.
• Selecciona la opción de "Emisión de Nota de Crédito" y luego elige la factura original que deseas corregir.
• Ingresa la cantidad de productos o servicios que deseas corregir y la razón por la que estás emitiendo la nota de crédito. Recuerda proporcionar información detallada y precisa para que los registros contables también lo sean.
• Verifica que los datos ingresados sean correctos y confirma la emisión de la nota de crédito. Te recomendamos guardar una copia de la nota de crédito para tus registros.
• Envía la nota de crédito al cliente y asegúrate de que esté informado de la corrección que se ha hecho en la factura original.

Ten en cuenta que el Facturador del Ministerio de Hacienda, solo guarda las Facturas Electrónicas por un período de 2 meses, es posible que tengas complicaciones para generar notas de crédito a las Facturas que hayas emitido pasado ese período. 

Cómo generar una nota de crédito desde el sistema de FACTUN:

Siempre hay una manera más sencilla de hacer las cosas, con Factun puedes emitir notas de crédito en 3 simples pasos:

1. Ubica la factura a la que necesitas aplicarle la NOTA DE CRÉDITO.
2. Dale un clic a un BOTÓN ROJO de REVERSAR, ubicado a mano derecha en la columna acciones. El sistema te va a preguntar si deseas reversar el documento mediante una NOTA DE CRÉDITO dile que sí.
3. El sistema te va a montar toda la información de la factura en la NOTA DE CRÉDITO, lo único que debemos hacer es colocarle el motivo por el que vamos a aplicar la NOTA DE CRÉDITO, en el recuadro Nota/Razón, ubicado en la parte de debajo de la pantalla. Dale un clic al BOTÓN AZUL  APLICAR.

En el caso de Factun, tus Facturas Electrónicas se guardan hasta por 5 años, así que no debes preocuparte por ningún problema relacionado con el almacenamiento de las mismas.