Las autoridades ofrecen la oportunidad de realizar una nota de crédito o débito que anula la factura electrónica en la que se incurrió en un error. Sin embargo, en el sistema de Factun hay una manera para anular la factura electrónica que fue pensada para facilitar el proceso para el usuario, a la que se accede fácilmente por un botón.
La implementación de la factura electrónica en Costa Rica es reciente. A lo largo del 2018 diferentes sectores comerciales del país se han unido paulatinamente a este sistema, por esto, autoridades gubernamentales como el Ministerio de Hacienda, esperan que se estandarice durante el 2019.
Para muchos profesionales y trabajadores de los diferentes sectores comerciales ha sido un proceso que, si bien ofrece sus frutos en cuanto a orden y cumplimiento de obligatoriedad, puede generar algunas complicaciones. Eso sí, normales en un proceso de adaptación.
Un contratiempo común que se puede presentar es la necesidad de anular una factura electrónica, ya sea por un error en el monto, por un cambio de decisión de un cliente, o algún otro imprevisto de los muchos que pueden suceder.
Para esto, las autoridades ofrecen la oportunidad de realizar una nota de crédito o débito que anula la factura electrónica en la que se incurrió en un error. Sin embargo, en el sistema de Factun hay una manera para anular la factura electrónica que fue pensada para facilitar el proceso para el usuario, a la que se accede fácilmente por un botón.
A continuación le mostramos en un detallado paso a paso cómo anular una factura electrónica en Factun:
1: Lo primero, por supuesto, es ingresar a su sesión de usuario en Factun, para esto, al acceder al Home del sitio web, presione sobre el botón “Ingresar” en la esquina superior derecha.
2: De seguido, se le solicitará ingresar sus credenciales; correo y contraseña para ingresar a su cuenta.
3: Como tercer paso, seleccione la sucursal en la que necesita realizar la anulación de la factura electrónica.
4: Una vez que ha ingresado al sistema, diríjase a la zona superior, donde encontrará la pestaña “Facturas”, que le mostrará el listado de facturas electrónicas de su cuenta.
5: En el listado podrá identificar la factura electrónica que desea anular. Ahí mismo, puede confirmar el estado de su factura, en la que se leerá “Enviado” o “Rechazado”. Más a la derecha del estatus, encontrará el botón que habilitó Factun para facilitar la anulación de la factura electrónica.
6: Al presionar el botón el sistema le ofrecerá la opción de anular la factura electrónica por medio de una nota de crédito.
7: Una vez que por medio del botón ha ingresado a la sección “Crear nota de crédito”, comprobará que todos los datos que requiere la nota de crédito fueron importados automáticamente por el sistema, por lo que únicamente debe aclarar la razón para anular la factura electrónica en la casilla “Nota”, para posteriormente confirmar en el botón “Terminar”.
8: Al terminar el proceso de anulación el sistema le mostrará un mensaje de confirmación, por medio del cual, puede volver a la sección de documentos y confirmar que se realizó correctamente.
9: De esta manera la anulación aparecerá entonces en el listado de notas de crédito.
10: Al consultar el listado de facturas electrónicas se puede confirmar la anulación en el indicador de “Balance” que se mostrará en cero.
11: La opción utilizada comúnmente por los sistemas de facturación es crear la nota de crédito directamente, que se puede realizar en el botón “Crear”, en el listado.
12: Sin embargo, para esto, deberá adjuntar manualmente todos los datos de la factura electrónica. Pasos que se ahorrará utilizando el botón habilitado por Factun para la simplificación del proceso.
Anular una factura electrónica posiblemente será un proceso que deba repetir en bastantes ocasiones durante sus labores profesionales, es por esto que Factun procura optimizar constantemente la usabilidad de su sistema, para la facilidad de sus usuarios y para la máxima satisfacción de sus clientes.
Si desea reforzar su conocimiento en emisión de factura electrónica le recomendamos consultar esta nota: ¿Cómo funciona la recepción y emisión de documentos electrónicos?