No importa la profesión o negocio que tenga, a diario genera una considerable cantidad de información tras prestar un servicio o vender un producto.
¿Recuerda a su yo del pasado, almacenando facturas en carpetas que formaban parte de un cerro de informes de productos y clientes? Seguro que ahora el panorama es distinto, ya que con la implementación de la factura electrónica el almacenamiento de datos es más sencillo y accesible
La documentación ha pasado de estar en estanterías o cajones arrinconados, a ocupar gigas en información digital.
No obstante, es importante que su documentación electrónica (facturas, tiquetes, notas de débito y crédito) también cuente con un orden establecido. Eso le ayudará a disponer de ellas con suma facilidad cuando sea requerido.
¿Busca un facturador electrónico eficiente y eficaz?
Aunque es obligatorio enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación para ser aprobada, la resolución DGT-R-48-2016, emitida por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica, no exime a los tributarios de la responsabilidad de almacenar y conservar el soporte electrónico de cada actividad realizada.
En concreto, la resolución demanda un plazo de 5 años dentro de los cuales debe guardarse todos aquellos comprobantes electrónicos generados, enviados y recibidos, y los documentos asociados a los mismos según lo indica el artículo 109 del Código Tributario.
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Por esa razón, es crucial mantener sus informes de productos y clientes de forma ordenada y sencilla. ¿Y para qué ocupar la memoria de su PC que lo único que hace es ralentizar su funcionamiento?
La mejor opción es optar por un software con la capacidad de ordenar automáticamente todas sus facturas, productos y clientes, sin la necesidad de crear numerosas carpetas y sub carpetas que a la larga jugará en contra de la agilidad del proceso de búsqueda.
Informes de productos y clientes en Factun
Gracias a la intuitiva y sencilla interfaz del software de facturación electrónica de Factun, el proceso de búsqueda de los documentos electrónicos se realiza en cuestión de segundos.
Factun le permite agregar un código y una descripción por cada producto creado. Al identificar los documentos de ese modo, simplemente requiere de escribir dicho código en el buscador del software y ¡Eureka!, su exploración habrá terminado.
Le recomendamos que desde un principio le dé un número consecutivo a cada producto creado (01, 02, 03...) Este sencillo paso le ahorrará mucho tiempo en el futuro.
Asimismo, este proceso puede realizarse con la búsqueda directa de la factura que desea encontrar. Simplemente plasme en la búsqueda el nombre del cliente, el número de factura (asignado por usted) y el número consecutivo (asignado automáticamente por el software) y listo.
¿Por qué es importante tener orden en los documentos electrónicos?
Los imprevistos siempre son una latente en nuestras vidas. Hay ocasiones en las que el cliente, por una circunstancia cualquiera, le notifique que no ha recibido la factura electrónica tras hacerse con un servicio o producto, por lo que la solicitud de reenvío es inminente.
¿Se imagina no clasificar sus facturas debidamente? Sin duda será un dolor de cabeza de horas.
Por otra parte, el almacenamiento de los comprobantes electrónicos funciona a manera de soporte al momento de realizar las debidas obligaciones tributarias; sin mencionar que su conservación es exigida, según lo decretado por el Ministerio de Hacienda.
Factun le ofrece la posibilidad de mantener un mejor control sobre sus documentos electrónicos. La sencillez del sistema hace que su utilización sea agradable, eficaz y eficiente.
Le brindamos la confiabilidad que necesita tener sobre sus comprobantes electrónicos, y le proporcionamos la asesoría requerida para que aproveche al máximo las ventajas del sistema de facturación electrónica. Los informes de productos y clientes jamás fueron tan fáciles de realizar y ordenar como lo es ahora.
