El software para emplear la facturación electrónica gratis de Hacienda, en Costa Rica, ha presentado una serie de irregularidades e inconvenientes que impiden al contribuyente cumplir con sus obligaciones tributarias, sobre todo durante estas últimas semanas que el Ministerio de Hacienda suspendió el uso del ATV por razones de seguridad ya conocidas por todos.

Aunque desde sus inicios en el 2018, los usuarios comenzaron a notificar innumerables errores y dificultades para realizar la facturación electrónica. En vista de esta situación, surgen las siguientes preguntas: ¿qué beneficios aporta un software de facturación electrónica gratuito? ¿Cuáles son los inconvenientes más constantes a los que se enfrenta el usuario del sistema?

Principales ventajas y desventajas del sistema gratuito del Ministerio de Hacienda:

Ventajas

1. El principal beneficio con el que cuenta el software del Ministerio de Hacienda es que puede emplearse de forma gratuita:

Únicamente se requiere estar inscrito en el sistema ATV. Posteriormente, podrás solicitar tu usuario y contraseña necesarios para generar facturas electrónicas. Gracias a ello, muchos de los contribuyentes optaron por emplear el sistema “Facturador Electrónico Gratuito”.

Desventajas

1. Resulta sencillo desorientarse entre la cantidad de pasos que deben seguirse para facturar:

A pesar de que existe un manual de instrucciones, este no logra solventar las necesidades a cabalidad debido a lo extenuante que se torna. El proceso consta de al menos 7 partes. En cada una de ellas, es una moneda al aire para saber si está o no en el lugar indicado para implementar la facturación electrónica gratuita.  

Si aún no conoces el software del Ministerio, te compartimos, a rasgos generales, los pasos para facturar:

• Ingresar al ATV.

• Seleccionar la pestaña comprobante electrónico, herramienta gratuita y finalmente facturar.

• Rellenar campos del emisor.

• Rellenar campos del receptor.

• Guardar en línea. (Puede presentarle error de campos vacíos).

• Validar documento.

• Enviar XML firmado. (Puede presentarle error y no enviarlo).

Los datos del emisor no quedan registrados, por lo que el procedimiento debe repetirse cada vez que necesite hacer una factura. Entre el sinnúmero de campos obligatorios a rellenar se encuentran: nombre, sucursal, nombre del comercio, descripción de la línea, precio unitario, distrito, cantón, número de caja, correo electrónico y  provincia.

2. Enfoque confuso en los campos obligatorios

La interfaz del Facturador Electrónico Gratuito posee los mismos campos obligatorios tanto para las personas físicas como para las jurídicas. Al carecer de una distinción, puede ocasionar dificultades al momento de agregar los datos solicitados, puesto que el asesoramiento es casi nulo.

3. Problemas para emitir facturas con el sistema de Hacienda

Los usuarios notificaron al Ministerio de Hacienda las dificultades que se les presentaron durante sus intentos de facturación electrónica.

“Me topo con problemas que no deberían darse como el que, al ingresar a la modificación de la Cédula jurídica para indicar tipo de facturación, me insiste en que llene el campo de actividad, aunque aparece registrada abajo, y luego no me deja guardar nada porque me dice que está como registro”. Rafael Arce Ureña, publicado como comentario en la página del Ministerio de Hacienda.

El anterior es tan solo un caso de los cientos que se han reportado en los últimos días. Además del mencionado, los usuarios detectaron las siguientes dificultades:

• Problemas para el reconocimiento de la contraseña hasta el punto del bloqueo del sistema.

• Facturas con datos del cliente en blanco.

• Comprobantes en PDF y XML con diferentes montos.

• Error al instalar la firma electrónica.

• Error al intentar firmar el archivo XML.

4. Uso de Signumone

Esta es una herramienta que se utiliza dentro del facturador de Hacienda para confirmar que efectivamente eres tú quién está emitiendo la factura, se considera entonces como el generador de firma.

Lo que debes tener en cuenta de este sistema es que te lleva más tiempo la configuración o actualización que la generación de la factura en sí misma (imagínate que problemón), lo peor de la situación es que si estabas elaborando una factura en el ATV y te da error por alguna razón, el sistema no te indica visualmente cuál es el error relacionado, debes descubrirlo por cuenta propia y si el problema es el Signumone, cuando logres resolver el error, deberás volver donde todo inició, realizar desde cero la facturación electrónica. Lo sabemos, suena caótico, pero es que al final de cuentas, lo barato sale caro.

5. Atención deficiente al usuario

Esta es otra de las desventajas. Al presentarse una infinidad de problemas en el sistema de facturación electrónica, es de esperar que la atención brindada no sea de lo mejor. Lo que da como resultado, incógnitas sin resolver y contribuyentes desesperados por cumplir con la disposición de Hacienda, sin poder hacerlo.

Hasta la fecha, los usuarios del sistema gratuito siguen reportando fallas que remiten a servicio al cliente quienes a su vez notifican a soporte técnico. No obstante, estos no logran dar solución a los inconvenientes reportados por los obligados tributarios. 

Es importante destacar que continúan surgiendo inconvenientes igual o más graves que los descritos en esta nota. Uno de los particulares fue la caída del sistema ATV para solicitar la clave y la del firmador electrónico en el 2018, la situación se puso muy compleja durante estos meses del 2022 que el ATV fue bloqueado durante casi 2 meses y los contribuyentes que utilizaban este sistema se vieron en un callejón sin salida para poder emitir facturas a sus clientes.

Pero bien dicen que de los errores se aprende, es importante que tomes acciones que te ayuden a enfocar tu tiempo y esfuerzos en hacer crecer tu negocio y no en preocupaciones de un sistema de facturación electrónica que no te permite tener ventaja competitiva en este sentido.

¿Qué opciones tiene tras las dificultades presentes en el Facturador Electrónico Gratuito?

Ten presente que el Ministerio de Hacienda ha designado al contribuyente como responsable de elegir su sistema de facturación electrónica preferido, y asegurarse de que funcione correctamente. En este sentido, la principal recomendación es analizar la posibilidad de adquirir los servicios de uno de los software de facturación ofrecidos en el mercado. Las ventajas brindadas por estos sistemas, le dan mayor seguridad al momento de emitir facturas.

Una de las opciones que puedes plantearte utilizar es Factun, nosotros le ofrecemos muchos beneficios que le ayudarán a mejorar sus procesos de facturación electrónica de forma ágil y sencilla, contamos con diferentes tipos de planes que puedes aprovechar al máximo. 

Principales ventajas de facturar con el sistema de Factun:

1. Soporte al usuario personalizada

La principal necesidad de los contribuyentes, es la fundamental fortaleza de Factun: la asistencia de calidad al usuario. Pues, somos conscientes que la mayoría de los contribuyentes, pueden tener dificultades durante la transición de la factura tradicional a la electrónica, por lo que contamos con personal altamente calificado para aclarar tus dudas de forma inmediata y eficiente. Recuerda que tener una buena asesoría puede ahorrarte tiempo y dinero que a largo plazo se convierte en productividad para tus colaboradores.

2. Proceso de facturación intuitivo y ágil

El extenso y cansado procedimiento que debe cumplirse con el software gratuito del Ministerio de Hacienda, ha sido reducido a un par de pasos sencillos y rápidos de ejecutar. La mejor forma de validar lo que te comentamos, es teniendo cercanía con nuestro sistema, puedes iniciar con los 15 días gratuitos que Factun te ofrece.

Por último, te aconsejamos que no esperes a tener mayores y nuevos inconvenientes con un sistema de facturación electrónica gratuito. Está en tus manos evitar contratiempos y situaciones estresantes, también ten presente que la emisión de la factura electrónica es obligatoria, aún cuando el software del Ministerio no esté en funcionamiento.

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