En Costa Rica, los comprobantes electrónicos no pueden revertirse, anularse o modificarse, (consultar p,13, arto. 12 de la Resolución Nº DGT-R-48-2016). Al menos no de forma directa.
Según el Ministerio de Hacienda, sus efectos contables deben anularse o modificarse mediante notas de crédito o débito electrónicas, de modo que el documento original se mantenga íntegro y con su debido número consecutivo.
¿Pero qué son estas notas? ¿Quién puede usarlas? ¿En qué momento deben confeccionarse? Acompáñanos a conocer las respuestas de estas inquietudes, y averigua lo que puedes hacer en caso de cometer un error al emitir una facturación electrónica.
Nota de crédito y débito electrónicas
En esencia, una nota de crédito o débito electrónica es un documento complementario del comprobante electrónico. Es emitida por el vendedor de servicios, y permite hacer ajuste a la factura inicial sin alterar su información.
Ambas están orientadas a establecer cambios a la factura inicial siempre y cuando sea necesario. Dichas notas, únicamente pueden realizarse por el emisor de la factura original y su funcionalidad es exclusivamente contable.
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¿Cuándo puedes usar las notas de crédito y débito?
En el caso de las notas de crédito, se aplican cuando es requerida una disminución en el monto de lo facturado, y se detallan los conceptos por los cuales el cliente goza de saldo a su favor. Los ejemplos más comunes de la utilización de este tipo de notas son: cuando se aplica una bonificación, descuento o solicitud de devoluciones.
Por su parte, la nota de débito electrónica se elabora en una situación contraria. Se aplica cuando existe un incremento en el saldo establecido en la factura inicial. Los casos más comunes en los que se emplea son: cuando se aplica un interés por mora, cuando existe un error en el monto facturado o por cualquier otra circunstancia que conlleve a un incremento en el saldo.
¿Qué hacer si mi factura electrónica tiene un problema de digitación?
Probablemente esta sea la duda específica por la cual estás aquí. Como ya se ha advertido previamente, revertir una factura electrónica es imposible. Pero no te preocupes, puesto que también hay una solución para ello.
Cada facturación electrónica que emites tiene un número consecutivo irrepetible, por lo que no existen dos comprobantes iguales. Si te has equivocado en la digitación del monto, conserva la factura original y realiza una nueva. Posteriormente, aplica la corrección a tu contabilidad y notifica el cambio al Ministerio de Hacienda.
Ahora que conoces la solución en caso de emitir una facturación electrónica errada, puedes empezar a usar el sistema de facturación sin ningún temor. Lo ideal sería empezar a buscar opciones de empresas con un software confiable, que cumplan con los requisitos expuestos por el Ministerio de Hacienda.
Un ejemplo de ello es Factun, tenemos a tu alcance la tecnología de facturación electrónica con un sistema intuitivo para que puedas utilizarlo fácilmente.
Si deseas conocer un poco más sobre nosotros, puedes contactar con un asesor que te brinde la asesoría que necesites sin ningún compromiso.
