¿Qué tomar en cuenta al cambiar de proveedor de factura electrónica?

¿Se puede cambiar de proveedor de facturación electrónica?

La respuesta es sí, solo que debes elegir el momento adecuado y hacerlo con calma para evitar tropezar con otro proveedor que te genere más frustraciones y para que puedas hacer la migración de datos sin problemas.

Si piensas que tu actual proveedor de facturación electrónica no cubre por completo tus necesidades o simplemente no estás seguro de que ese sistema es la mejor opción para tí, te tengo una  buena noticia, cambiar de proveedor es más sencillo de lo que piensas.

Antes que nada, consideremos ¿Qué es lo que un  buen sistema de facturación debe brindar?

• Facilidad de uso: que su uso sea intuitivo y sencillo, esta debe ser una de las principales características, que los usuarios puedan facturar sin necesidad de ser expertos en informática.
• Tutoría y soporte: si bien, el sistema debe ser fácil de utilizar, el usuario requiere una guía paso a paso que le lleve de la mano. Por que también se debe ofrecer asesoría y soporte, ya sea en temas técnicos o en temas contables. La experiencia de acompañamiento siempre juega un papel muy importante en la satisfacción del usuario. 
• Cumplimiento de requisitos legales: que el sistema tome en cuenta las particularidades tributarias del país en el que se provee el sistema de facturación.
• Capacidad de almacenamiento: es elemental que el usuario pueda realizar copias de seguridad de sus datos, así como poder consultarlos cuando lo desee.

Existen diversos sistemas o proveedores de facturación electrónica, desde opciones básicas y totalmente gratuitas, hasta sistemas más sofisticados, completos y con un costo mensual o anual. 

Algo que sin duda debes tomar en cuenta es evaluar cuáles son los requerimientos puntuales de tu empresa o emprendimiento para de esta manera seleccionar el sistema que mejor se ajuste a esas necesidades.

Lo mejor para tu salud financiera es mantener orden y seguimiento en las facturas que envías y recibes. 

Veamos los pasos que debes seguir para cambiar de proveedor de facturación electrónica:

1. Al momento de cambiar de proveedor deberás tener en cuenta el último número consecutivo del documento generado en el sistema anterior, ya sean facturas, notas de débito y/o notas de crédito. Se trata de un número  que posee cada documento electrónico. Este número lleva el orden de tus documentos emitidos.
   
2. También deberás generar nuevamente el usuario y contraseña de los comprobantes electrónicos, así como tu llave criptográfica y tu pin de 4 dígitos.

Estos pasos los puedes completar directamente en el sistema ATV de Hacienda de manera rápida y sencilla, acá te explico como: 

• Primero debes iniciar sesión e ingresar a la sección de Comprobantes Electrónicos.
• Seguidamente debes seleccionar la opción Llave Criptográfica de Producción y generar una nueva llave y una nueva contraseña.
• Para poder crear una nueva llave deberás primero seleccionar la opción Revocar Llave Criptográfica en Producción.  
  
  

Importante: No olvides tomar una captura de pantalla, así como anotar tu nuevo usuario y contraseña para evitar inconvenientes con tu proceso de facturación en el futuro.

Por último, recuerda que a la hora de generar facturas electrónicas, no solo se genera un archivo PDF con toda la información, sino que también se generan archivos XML que son fundamentales para el proceso. Por este motivo no debes olvidar solicitar los archivos XML generados desde la antigua plataforma. Estos los podés solicitar a tu antiguo proveedor y así mismo notificarle que ya no continuarás usando sus servicios y plataforma.

¿Aún tienes dudas?

Entendemos que este proceso puede resultar un poco confuso, es por ello que, ponemos a nuestro equipo completamente a tu disposición para guiarte y que así puedas tomar la mejor decisión.

Adquiere Factun Free