El proceso de facturación electrónica está compuestos por varios pasos, documentos y datos que fácilmente pueden confundirte. Pero nosotros estamos aquí para aclarar las dudas que tengas y dejarte claro cada pequeño detalle de este sistema de facturación obligatorio para los contribuyentes, según Hacienda.
En esta ocasión vamos a hablarte de quién es el emisor - receptor y el receptor - no emisor, de la facturación electrónica y cuál es el papel que juega cada uno en el proceso. ¿Cuáles son tus deberes y obligaciones? Aquí te lo detallaremos.
Empecemos entonces con los conceptos y definiciones básicas que debes conocer para adentrarte exitosamente en el universo de la facturación electrónica, basados en la resolución de la DGT-R-48-2016, de la Dirección General Tributaria.
Emisor - receptor electrónico
Cuando hablamos de un emisor - receptor de facturación electrónica, nos referimos a una persona física o jurídica que ha sido autorizada por la Administración Tributaria para emitir y recibir comprobantes electrónicos por medio de un sistema informático.
Es importante destacar que el emisor, gracias a su sistema de facturación, debe estar en capacidad de emitir, pero también de recibir documentos electrónicos.
Receptor electrónico - no emisor:
En este caso, se trata de “sujetos pasivos” es decir compradores, que deben recibir comprobantes electrónicos a través de un sistema informático después de realizar una compra o adquirir un servicio en el mercado local.
El receptor se caracteriza por no realizar ventas en el territorio nacional, ya que solo puede recibir comprobantes electrónicos, no emitirlos ni entregarlos. Este tipo de actor también incluye a las instituciones que conforman la Administración pública, ya que estas también reciben a través de un sistema los comprobantes electrónicos emitidos por las compras realizadas.
El mensaje del receptor
Uno de los deberes de los receptores o clientes que reciben facturación electrónica es enviar a la Administración tributaria los archivos XML de aceptación o rechazo de los comprobantes electrónicos para su adecuada validación. Para ello cuenta con 8 días de tiempo. De no hacerlo, las facturas no aparecerán en el sistema del emisor y podrían causarle un verdadero dolor de cabeza.
El mensaje del receptor es un archivo XML - formato universal para documentos y datos estructurados en Internet - que por su siglas significa eXtensible Markup Language.
Este archivo XML enviado por el receptor debe incluir: la clave del documento (factura, nota de crédito o débito, etc), número de cédula del emisor, fecha y hora que se aceptó o rechazó la factura, el mensaje que puede ser: aceptado, aceptado parcialmente o rechazado, el monto total impuesto (sólo si el documento tiene un detalle del impuesto), el monto total de la factura, el número de cédula del receptor, el número consecutivo receptor y por supuesto la firma del cliente o receptor.
¿Y si el documento electrónico es rechazado?
Un documento electrónico puede ser rechazado por varios motivos: datos mal ingresados en el formato, espacios en blanco o cualquier otro tipo de error. "En caso de ser rechazado se debes de proceder a realizar un nuevo mensaje de confirmación”, indica un documento del Ministerio de Hacienda.
Para saber cuáles son los documentos que han sido rechazados, debes ingresar al facturador electrónico y buscar la opción de Consultar documentos.
En el criterio de búsqueda da clic en el que dice Rechazadas por el validador y finalmente oprime el botón consultar. Ahí aparecerán las facturas rechazadas por el validador, pero recuerda que solo encontrarás las facturas emitidas en los últimos dos meses.
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Si tu documento es rechazado, lo primero que debes hacer es investigar la razón de rechazo, que puede ser un dato erróneo, etc. Después debe emitir una nota de crédito para invalidar la factura rechazada y finalmente corregir la razón de rechazo y emitir la factura nuevamente con todos los campos llenados correctamente.
Esperamos haber aclarado todas tus dudas sobre la recepción y emisión de documentos electrónicos, recuerda que en nuestro blog tenemos siempre información que te puede ser útil para evacuar diferentes dudas sobre la facturación electrónica en Costa Rica.
