En septiembre del 2018 comenzó a regir la Facturación Electrónica en Costa Rica, tanto a nivel empresarial como para profesionales independientes, sin excepciones.

Según la resolución que emitió el Ministerio de Hacienda en septiembre del 2017, los profesionales independientes debieron usar la Factura Electrónica a finales del 2018, según el calendario pre-establecido. De acuerdo a la publicación, las cédulas de identidad que finalizan en 1,2 y 3 iniciaron el 1 de septiembre, 4,5 y 6, el 1 de octubre y finalmente con la numeración 7,8,9 y 0 se procedió el 1 de noviembre de ese mismo año.

Una gran ventaja que destacó a partir de entonces es que al adquirir un software de Facturación Electrónica se ahorran costos de papelería, sellos y otros materiales que lo único que hacían era llenar los folios de tu negocio u oficina.

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¿Qué implica la Facturación Electrónica?

Al brindar cualquier servicio como profesional o empresa, podrás utilizar la herramienta de Facturación Electrónica desde cualquier dispositivo con acceso a internet. A la vez, este envía la información a los servidores del Ministerio de Hacienda, lo que garantiza comodidad al proceso, pero sobre todo, el cumplimiento de la ley.

También, podrás tener un control estricto sobre la facturación. Aunque puedes usar el software del Ministerio de Hacienda, es recomendable adquirir el software a través de otra empresa por la complejidad que representa utilizar el facturador gratuito, el cual suele ser utilizado cuando se emiten pocas facturas. 

Si este es tu caso, recuerda que la mayoría de los proveedores de software de Facturación Electrónica, también incluyen planes pequeños. No olvides verificar la calidad del servicio e intenta buscar referencias con personas cercanas.

Como regla obligatoria para emitir Facturación electrónica a través de un proveedor, debes tener un mecanismo de seguridad como la firma digital, el sello electrónico (formas supervisadas por el Banco Central de Costa Rica) o la llave criptográfica (generada por el ATV del Ministerio de Hacienda).

Una vez configurado el sistema de Facturación Electrónica de tu elección, es importante contemplar medidas extraordinarias para casos de emergencias como fallos en el sistema de conexión a internet o la caída del sistema del Ministerio de Hacienda como sucedió durante los meses de marzo a mayo del año 2022, cuando la solución fue emitir facturas de contingencia aprobadas por esta misma entidad.

Es importante destacar que al emitir comprobantes electrónicos tendrás la facilidad de hacerlos llegar a través correo electrónico. Así, el contador o aliado en finanzas realizará sus informes o auditorías de manera eficiente. 

Datos del comercio requeridos para emitir Factura Electrónica:

Los datos que se requieren para Configurar un Perfil de Facturación Electrónica son los siguientes:

• Nombre de la persona física o razón social.
• Nombre comercial (en caso de que exista).
• Identificación.
• Correo Electrónico
• Número de teléfono.
• Provincia, cantón, distrito y dirección exacta. 
• Llave criptográfica y pin de 4 dígitos.
• Usuario y contraseña para el envío de los archivos XML. 
• Consecutivo de documentos (en caso de que haya emitido anteriormente documentos electrónicos). 

Datos requeridos del receptor de la Factura Electrónica:

• Identificación.
• Nombre de la persona física o razón social. 
• Correo electrónico.

 Una vez emitas Facturas Electrónicas, podrás guardar estos comprobantes por un período de hasta cinco años, lo cual garantiza orden y seguridad de tu información financiera. Elige un proveedor comprometido con atenderte constantemente y ayudarte a resolver los problemas comunes del software.