La facturación electrónica y los comprobantes electrónicos provisionales son herramientas que ayudan de muchas formas a los contribuyentes de Hacienda, a la Dirección General de Tributación y por supuesto, al cliente de los negocios y empresas que emplean este sistema de facturación.

A través de esta guía te indicaremos lo que necesitas saber sobre los comprobantes electrónicos: ¿Qué son? ¿Cuáles son los requisitos para emitir un comprobante electrónico? ¿Qué inconvenientes puede tener durante el proceso y cómo puede solucionarlo?

El abc de los comprobantes electrónicos

Entender el mundo de la facturación electrónica no es nada complicado; de hecho, es bastante sencillo. Para empezar, debes saber que básicamente un comprobante electrónico es un archivo electrónico creado y transmitido inmediatamente después de que un comerciante vende bienes o servicios.

Para cualquier efecto tributario o legal, los comprobantes electrónicos tienen exactamente el mismo valor y eficacia que un comprobante físico, siempre y cuando este cumpla con todos los requisitos legales, las especificaciones técnicas y los formatos previamente establecidos con el Ministerio de Hacienda.

Ahora, los comprobantes electrónicos deben expedirse en formatos XML, pero ¿qué es un archivo en formato XML? Es el formato universal que se utiliza para documentos y datos que han sido estructurados en internet. Este formato permite el intercambio de información entre las diferentes plataformas existentes.

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¿Qué se necesita para emitir un comprobante electrónico?

El primer paso para emitir comprobantes electrónicos es, por supuesto, ser un contribuyente activo de la Dirección General de Tributación (DGT), en el Ministerio de Hacienda. También debes contar con un método de seguridad para sellar o firmar los comprobantes electrónicos y evitar las falsificaciones de los mismos.

Estos métodos de seguridad r: una llave criptográfica, que puedes generar gratuitamente en el sitio web de la Administración Tributaria Virtual; también puede optar por una firma digital o un sello de seguridad, ambos son regulados por el Banco Central de Costa Rica y puede adquirirlos a través del sistema bancario nacional.

El siguiente paso es entrar en la página de la Administración Tributaria Virtual y ahí generar una contraseña que te permitirá emitir un token, con el que podrás enviar los comprobantes electrónicos a la Dirección General de Tributación. Ahora que ya tienes todos los permisos necesarios para emitir un comprobante necesitarás la herramienta principal: un software de facturación electrónica que cumpla con lo establecido por la DGT.

Los protagonistas en la emisión de comprobantes electrónicos

• El emisor: La persona física o entidad jurídica registrada y aprobada por la DGT para emitir y recibir comprobantes electrónicos a través de un software de facturación electrónica.
• El receptor: Es el usuario que recibe el comprobante electrónico por las compras o servicios adquiridos en el mercado local mediante un sistema informático.
• El proveedor: La persona física o empresa que se encarga de ofrecer el servicio de facturación electrónica a los dueños de comercios, negocios o a los prestadores de diferentes servicios.

Comprobante provisional: los métodos de contingencia

Es casi imposible que tengas el absoluto control de cada uno de los procesos que suceden mientras emites un comprobante electrónico, así que por cualquier inconveniente que puedas tener, existen los métodos de contingencia.

Por ejemplo, si por algún problema fuera de tu alcance no puedes utilizar el sistema de comprobantes electrónicos o por un error técnico el Internet es suspendido y no puedes ingresar al sistema de facturación electrónica, una solución es usar el sistema computarizado o factura preimpresa.

Según las indicaciones de Hacienda, en la parte superior del comprobante provisional debes agregar: “Comprobante Provisional” y en la parte inferior del documento: “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”.

Para saber cómo utilizar de la mejor forma el sistema de facturación electrónica y la emisión de los comprobantes electrónicos, debes estar al tanto de los conceptos y procesos que abarca este novedoso sistema de facturación, que trae beneficios tanto para el usuario como para el comerciante que lo emite y lo utiliza.

Pero también, si estás buscando un buen sistema de facturación electrónica que te ayude a cumplir con tus obligaciones tributarias de forma ágil y sencilla, recuerda que tienes a tu disposición el software de Factun, que siempre está a la vanguardia para ayudarte a optimizar tus procesos contables.